PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: SISTEMAS MANUALES Y DE MENÚ - Enciclopedia de Tareas

PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: SISTEMAS MANUALES Y DE MENÚ


El registro de transacciones en un sistema contable requiere un paso adicional que se ha omitido hasta este punto. Una empresa de cualquier tamaña clasifica las transacciones por tipo para su procesamiento eficaz. En un sistema manual, se trata a las ventas a crédito, compras a cuenta abierta, entradas de efectivo y salidas de efectivo como cuatro categorías distintas, cada una de las cuales se registra en su propio diario especial. Por ejemplo:

Las ventas a crédito se registran en el diario especial llamado diario de ventas.
Las entradas de efectivo se registran en el diario de entradas de efectivo.
Las compras de crédito de mercancías y otros activos se registran en el diario de compras.
Las transacciones que no correspondan a ninguno de los diarios especiales, como los asientos de ajuste al final del ejercicio, se registran en el diario general, que sirve como “diario de último recurso”.

Los sistemas computarizados están organizados por función o tarea. El acceso a las funciones se ordena con base en menús. Un menú es una lista de operaciones para elegir funciones en una computadora. En un sistema operado por menús, primero se tiene acceso al grupo general de funciones, llamado menú principal. Luego, se elige uno o más de los submenús hasta llegar a la función que se requiera.

El pase de asientos en un sistema computarizado puede realizarse de manera continua a medida que se registran las transacciones (procesamiento en línea) o en forma ulterior, para un grupo o lote de transacciones similares (procesamiento por lotes). Sea cual fuere el caso, es automático. El procesamiento por lotes de los datos contables permite que los contadores verifiquen la exactitud de los asientos antes de su pase. De hecho, los datos quedan “estacionados” en la computadora, en espera del pase de asientos, que simplemente actualiza los saldos de las cuentas.

Fuente: Contabilidad, 5ta Edición, Charles T. Horngren, Walter T. Harrison Jr. Linda Smith Bamber, Pearson Educación ®. Pág. 230. Capítulo 6. Contabilidad y Entorno de Negocios.