SEPARACIÓN DE TAREAS - Enciclopedia de Tareas

SEPARACIÓN DE TAREAS


Los administradores inteligentes dividen la responsabilidad de las transacciones entre dos o más personas o departamentos. La separación de tareas limita las oportunidades de fraude y facilita lograr la exactitud de los registros contables. Este componente vital de los sistemas de control interno abarcaría cuatro partes:

1.Separación entre operaciones y contabilidad. La contabilidad debe separarse por completo de los departamentos operativos, como los de manifactura y venta. Ello permite llevar registros fiables. ¿Qué ocurriría si el personal de ventas controlara los registros de ingresos? Probablemente se inflarían las cifras de ventas y los altos directivos no sabrían cuánto vendió realmente la entidad.

2. Separación de la custodia de activos y la contabilidad. La tentación para cometer fraude disminuye si los contadores no manejan efectivo y los cajeros no tienen acceso a los registros contables. En caso de que un empleado se encargue de ambas tareas, puede malversar fondos y ocultar el delito mediante un asiento falso en los libros.

3. Separación de la autorización de transacciones y la custodia de los activos correspondientes. Las personas que autorizan transacciones no deben manejar el activo de que se trate. Por ejemplo, un mismo sujeto no debe autorizar un pago y firmar el cheque para ese pago. De otra forma, quizá autorizaría pagos a su favor y después firmaría los cheques. Cuando se separan dichas tareas, sólo se pagan facturas legítimas.

4. Separación de tareas de las funciones contables. Diferentes personas deben realizar las diversas tareas contables, a fin de minimizar los errores y las oportunidades de fraude. Por ejemplo, el registro de entradas y salidas de efectivo debe estar en manos de distintos contadores. El empleado que procesa las salidas de efectivos no debe tener relación alguna con el proceso de aprobación.

Fuente: Contabilidad, 5ta Edición, Charles T. Horngren, Walter T. Harrison Jr. Linda Smith Bamber, Pearson Educación ®. Págs. 269-270. Capítulo 7. Contabilidad y Entorno de Negocios.