SOFTWARE CONTABLE INTEGRADO: HOJAS DE CÁLCULO


Los paquetes contables computarizados se organizan en módulos, que son unidades independientes, a la vez que integradas, compatibles y que funcionan juntas. Los cambios con efecto en un módulo también afectan a otros. Por ejemplo, registrar y efectuar el pase de una transacción de venta a crédito actualiza dos módulos. Cuentas por cobrar/Ventas e Inventarios/Costo de las mercancías vendidas. Los paquetes contables, como Quick-Book y Peachtree, se venden como sistemas integrados.

Es factible que el estudiante prepare manualmente sus tareas en casa. Imagine elaborar una hoja de trabajo para General Motors (GM). Cada ajuste modifica los totales en los estados financieros de la compañía. Considere el cálculo manual de los montos de ingresos de GM. La tarea sería abrumadora. Incluso en una empresa pequeña, con apenas unos cuantos departamentos, esos cálculos resultan tediosos, requieren mucho tiempo y, por consiguiente, son costosos. Además, es probable que se cometan errores.

Las hojas de cálculo son programas de computadora que vinculan datos mediante fórmulas y funciones. Esas hojas de trabajo electrónicas se crearon para elaborar presupuestos. Están organizadas como una cuadricula rectangular, compuesta por celdas, cada una de éstas definida por un número de fila y otro de columna. Una celda puede contener palabras (llamadas rótulos), números o fórmulas (relaciones entre celdas). El cursos o dada, es posible escribir información en ella para su procesamiento.

Las hojas de cálculos son idóneas para elaborar presupuestos, en que se resumen los objetivos financieros de una empresa. Considérese a Procter & Gamble, cuya división Health- Care Sector tiene un presupuesto publicitario anual de varios cientos de millones de dólares. Suponga que la empresa asigna $50 millones a su crema dental Cres Complete. La compañía también pronostica el aumento de los ingresos por ventas, costo de las mercancías vendidas y otros gastos. Una hoja de cálculo determina todos estos cambios en repuesta a la publicidad. Ello permite que los directivos de la entidad vigilen la rentabilidad de cada producto. Gracias a los datos actualizados, los administradores pueden tomar decisiones con conocimiento. El resultado consiste en mayor utilidad.

En las hojas de cálculo, es posible agregar o eliminar filas y columnas de datos completas, así como mover bloques de números y palabras. El poder de una hoja de cálculo es evidente cuando deben analizarse enormes cantidades de datos. En caso de modificar un solo monto, se habrán ahorrado hojas de trabajo manual.

Fuente: Contabilidad, 5ta Edición, Charles T. Horngren, Walter T. Harrison Jr. Linda Smith Bamber, Pearson Educación ®. Pág. 233. Capítulo 6. Contabilidad y Entorno de Negocios.