EL PAPEL DE LA INFORMACION CONTABLE EN LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS - Enciclopedia de Tareas

EL PAPEL DE LA INFORMACION CONTABLE EN LA ADMINISTRACION DE EMPRESAS


Es indudable que el concepto de la contabilidad cómo técnica de información ha logrado predominio absoluto, eliminando la miopía de considerársela únicamente cómo registro de hechos históricos. Hemos llegado a colocarla en el sitio que le corresponde el de herramienta intrínsecamente informativa, que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y de la toma de decisiones internas y externas.

Diferentes Usuarios

El mundo de los negocios, cada vez más complejo, exige más profesionalismo en la administración de las empresas, sí es que las organizaciones han de alcanzar un lugar destacado dentro del desarrollo económico del país; para lograr esta meta se requiere, entre otros elementos, contar con un sistema de información relevante oportuno y confiable, generado mediante un buen sistema de contabilidad.

En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas el mejor sistema de información cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad ya que constituye un supra sistema de información. De él emanan otros sistemas de información cuantitativos, que deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios, que acuden a la información financiera de las empresas, para que cada uno, según sus características, tome las decisiones más adecuadas sobre dicha organización.

Definiremos a la contabilidad como una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de Las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad económica.'

Como hemos comentado, la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios. Existen diversas ramas de la contabilidad, todas ellas integrantes del mismo suprasistema de información. Consideraremos la contabilidad financiera, la administrativa y la fiscal. Podemos definirlas como sigue:

Contabilidad financiera Sistema de información orientado a proporcionar información tanto para usuarios externos como internos y que ayuda a la toma de decisiones. Esta información puede ser a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de crédito, inversionistas, etc., con el fin de facilitar su toma de decisiones.

La Contabilidad administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones.

Contabilidad fiscal es un sistema de información orientado a dar cumplimiento de las obligaciones tributarias de las organizaciones

En esta obra se analizará el papel que la contabilidad administrativa dentro del proceso de la administración, especialmente en lo referente a Las actividades de planeación controlar aquí es en donde se resalta la necesidad de su utilización porque, de otra forma, seria muy difícil efectuar dichas funciones, cuyos resultados serian muy pobres. Se analizará también la forma en que la contabilidad administrativa facilita el proceso de toma de decisiones, tanto a corto como a largo plaza, en los diferentes niveles de la administración.

1. Naturaleza de la información contable:

En el mundo actual, se hace cada día más necesario tener información que nos permita establecer una estrategia adecuada en el establecimiento de precios de ventas, los cuales sean competitivos con relación a la competencia existente en la industria a la cual pertenece nuestra empresa. La contabilidad y en general el sistema de información contable y financiera deben aportar los elementos necesarios para un adecuado cálculo de precio de venta en cada uno de los artículos o servicio que produce la empresa. De lo anterior se desprende que la contabilidad de costos cumple una función primordial dentro del sistema de información contable, que es brindar información sobre el costo de producción para establecer los precios de ventas.

Perspectivas de la información financiera


En su calidad de herramienta de la administración, la información financiera seguirá siendo un medio indispensable para evaluar la efectividad con que la administración logra mantener intacta la inversión de Los accionistas y obtener adicionalmente un rendimiento justo

La información financiera seguirá siendo el mayor apoyo para la toma de decisiones de los negocios; recordemos que a mayor calidad en la información, corresponde mayor probabilidad de éxito en las decisiones. Pero para lograr la calidad en la información, ésta deberá incorporar a su contenido datos que satisfagan las necesidades de los diferentes usuarios. En la actualidad, los parámetros los subsistemas que más interesan a cualquier usuario son liquidez, rentabilidad crecimiento, apalancamiento y productividad.

2. Objetivos de la contabilidad de costos administrativos en el proceso administrativo


Además de proporcionar estas ventajas, la contabilidad de costos para contribuir al éxito de las operaciones de la empresa, persigue ciertos objetivos claramente definidos que se pueden resumir en el control de las operaciones, información amplia y oportuna, y el fin primordial que es la determinación correcta del costo unitario. De estos objetivos se derivan subobjetivos, entre los cuales se pueden mencionar: normas o políticas de operación, valuación de inventarios, decisiones de comprar o vender.

A continuación se explican los objetivos.

a) Determinar el costo de las materias primas, la mano de obra y los costos indirectos de fabricación incurridos en un proceso específico o departamento con destino a la planeación y control administrativo de las operaciones de la empresa. Para cumplir este objetivo se debe implantar una contabilidad de costos, con un control adecuado de las operaciones efectuadas, generando mejoras en los procesos administrativos, aumento de la eficiencia que se traduce en reducción de costos. La información relativa a los costos ayuda a decidir qué hacer, por qué hacer, cómo hacer y permite evaluar lo que se hace.

b) Determinar el costo de los inventarios de productos en proceso y productos terminados, tanto unitarios como totales con miras a la presentación en el balance general. Se puede decir que el principal objetivo de la contabilidad de costos es la determinación correcta del costo unitario, que es donde se desprende la gran gama de toma de decisiones, como pueden ser la reducción del costo, se pueden fijar precios de venta, sujetos a la oferta y demanda, ayuda a las políticas de operación de la empresa y da las bases para la planeación y el control.

c) Determinar el costo de los productos vendidos con la finalidad de obtener la utilidad o pérdida del período para ser presentada en el resultado en el estado de resultados.

d) Proporcionar suficiente información en forma oportuna a la gerencia que permita la toma de decisiones adecuadas relacionadas con los objetivos de la organización. De ahí que el contador de costos debe tener sumo cuidado en los informes, los cuales deben ser precisos, puntuales, claros y bien presentados.

e) Contribuir en la elaboración de los diferentes presupuestos de la empresa. A partir de la información de los costos, se confeccionan los planes expresados en términos financieros para un periodo determinado.

f) Servir de fuente de información de costos para realizar estudios económicos y decisiones especiales relacionadas principalmente con inversiones de capital a largo plazo.

3. Breve reseña histórica de la contabilidad de costos administrativa en el mundo de los negocios.

Para establecer la evolución de la contabilidad de costos es necesario considerar la evolución de la contabilidad En este sentido se desconoce con precisión la fecha en que surge la contabilidad como instrumento útil para el registro de operaciones, o bien como herramienta para llevar cuenta de las actividades de una empresa. Desde la aparición del hombre sobre la tierra y su unión en forma organizada con otros semejantes, se empleó la contabilidad en su forma más elemental, debido a la necesidad de almacenar provisiones, aplicar métodos y en general todo aquello relacionado con el género humano que llevó a utilizar registros para determinar existencias, usos y aplicaciones.

Ante esta situación, se puede atribuir a muchos estudiosos el origen de las investigaciones contables, correspondiendo a varias naciones en distintas fechas, su aplicación concreta y la utilización y técnicas de registros de transacciones, manejo de fondos e informes financieros.

Debe tenerse en cuenta que la contabilidad propiamente dicha y la teneduría de libros son materias distintas. La contabilidad hace referencia al diseño de métodos y procedimientos de una empresa, usados para la obtención de información financiera que permita orientar a los hombres en la toma de decisiones; en cambio, la teneduría de libros, es un recurso de la contabilidad que se usa para llevar el registro metódico y ordenado de las operaciones para dejar pruebas de las actividades ocurridas en un período.

En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el mejor sistema de información cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, que constituye un verdadero suprasistema. De éste emanan otros subsistemas de información orientados a satisfacer las necesidades de los diversos usuarios, para que cada uno, según sus características, tome las decisiones adecuadas a su organización.

El concepto de contabilidad ha evolucionado a medida que aumentan las necesidades de los usuarios de la información para satisfacer las necesidades de un mercado cambiante. Dentro de los avances que ha sufrido la contabilidad se puede mencionar su división de acuerdo a la función que cumpla en la organización y considerando a los usuarios de la información contable, es así que podemos hablar de contabilidad financiera, contabilidad fiscal, contabilidad de costos, entre otras.

La contabilidad de costos es una disciplina de corta historia, con dos siglos de evolución que la han ido transformando y han permitido consolidar un cuerpo doctrinal importante. Su evolución está ligada a la evolución de la contabilidad de gestión. A continuación se muestra su evolución, a través de varias etapas:

1.1 Antes de la revolución industrial: En el proceso productivo prácticamente toda la actividad descansaba en operaciones externas, el empresario compraba la materia prima y utilizaba pequeños talleres para su procesamiento, es decir no realizaba por si mismo la actividad productiva, por lo tanto bastaba la contabilidad financiera. Según L. Rayburn antes de 1.980 las empresas manufactureras consideraban sus métodos de contabilidad de costos como secretos industriales. El resultado de esto era que sus archivos de contabilidad de costos no estaban integrados en el sistema financiero y no presentaba una mejora notable con respecto a las empresas que funcionaban en la edad media. Otra causa para el lento desarrollo de la contabilidad de costos estaba representada por el uso limitado de la información de costo que hacían los directivos, limitándose únicamente a la confección de un balance de inventario para la contabilidad financiera (1998).

La aparición de la contabilidad de costos se ubica a comienzos del siglo XIX como una necesidad para dar repuesta a los efectos de la revolución industrial donde las empresas se hicieron más competitivas, viéndose la necesidad de mantener archivos de costos exactos para utilizarlos en la estimación de precios, para presentar ofertas competitivas y otros fines.

1.2. La revolución industrial y la contabilidad interna: Cambió el esquema productivo, las empresas invirtieron en sus propios talleres y contrataron su mano de obra, sustituyendo las transacciones externas, lo que exigía nuevos planteamientos y soluciones a la contabilidad por lo que apareció la contabilidad de costos para calcular el costo del producto, que ya no era de fácil obtención como las compras a terceros.

1.3 Los cambios del siglo XIX y comienzos del siglo XX: A principios del siglo XIX, la revolución industrial introdujo el sistema de producción múltiple lo que hizo necesario la determinación del costo en cada una de las etapas. A finales del siglo XIX surgieron grandes firmas de comercialización que tenían líneas de múltiples productos de consumo, las cuales requerían procedimientos que le permitieran medir su eficiencia interna.

La historia muestra un gran avance de la contabilidad de costos a finales del siglo XIX y principios del XX, como es lógico, la estimación de costo de materiales y mano de obra se desarrolló con mayor rapidez que la estimación de costos generales, pero a medida que las operaciones de fabricación se hicieron mayores y más complejas, los empresarios creyeron conveniente establecer procedimientos de distribución de costos indirectos debido a que muchos productos utilizan los mismos recursos, lo que hace que la contabilización de cada producto se haga aún más difícil.

Además a medida que las firmas se descentralizaban, los gerentes de división asumían la responsabilidad de tomar decisiones importantes, enfrentando el problema de distribución de recursos para cumplir los objetivos de la organización. Dado que los recursos son limitados, los directivos deben basarse en la información de costo para decidir qué acciones proporcionarán beneficios óptimos a la empresa. Las empresas fueron creciendo, se expandieron en áreas geográficas muy amplias, se implantó la administración científica de la producción, se diversificaron las actividades de la empresa, todo esto hasta 1925.

A finales de 1929 se reafirma la contabilidad financiera, asumiendo ciertas características que aún se mantienen, como por ejemplo la verificación de estados financieros realizada por los auditores; de igual forma, surgen las organizaciones contables que dictan normas sobre principios contables generalmente aceptados, la contabilidad de costos no escapa a la influencia de la contabilidad financiera para la valoración de las existencias de acuerdo a los principios exigidos por la contabilidad financiera, representando uno de los principales objetivos de la contabilidad de costos, predominando hasta la década de los sesenta. Según Torrecilla y Otros así se explica que se alcanzase la cumbre de lo que Horngren ha llamado periodo del coste verdadero (2004), limitado al cálculo y determinación del costo de los productos de la manera más precisa.

1.4. El nacimiento de la contabilidad de gestión como disciplina se sitúa en el primer cuarto del siglo XX, como disciplina autónoma. La contabilidad de costos recobra su identidad en la década de los 60 cuando convergen diversos hechos como:
• La coyuntura económica del mundo occidental, sin precedentes en épocas anteriores
• El consumo masivo
• El avance en los medios de comunicación
• La integración vertical y horizontal de las empresas dando origen a las multinacionales.

Todas estas condiciones crean la necesidad de disponer de mecanismos de gestión para hacer frente a la más compleja toma de decisiones, por lo tanto el costo no se puede concebir como una cantidad monolítica, se debe contar con diferentes costos para diversos propósitos, es decir, que la información contable se debe adaptar a las necesidades de los usuarios, es por ello que se habla de la etapa del costo como “verdad condicional”, surgiendo diversos modelos y técnicas para diferentes tipos de información y decisiones diferentes, de esta manera la contabilidad de costos se desprende de los dominios de la contabilidad financiera y se integra a la contabilidad de gestión.

En los años 60 se consolida la contabilidad de costos y se implanta en las empresas con criterios económicos orientados hacia el análisis costo –beneficio; en esta época aparece el costo como una “verdad costosa”, denotando la importancia de conocer no sólo el valor de la información para el usuario, sino también el costo en que se va incurrir para generar y disponer de esa información.

En la década de los ochenta su rasgo característico es el enfoque positivo que se le da, se intenta instrumentar una teoría general que sirva para explicar lo que se hace y para predecir lo que se puede hacer a partir de las observación de las aplicaciones de los conocimientos y técnicas existentes. De igual manera en esta década se presenta un avance en la organización y el comportamiento de la empresa representado por la delegación de responsabilidades y en el carácter interdisciplinario de esta rama de la ciencia contable.

1.5 Situación actual y perspectivas de la contabilidad de costos: Nos encontramos en los últimos años con un profundo y turbulento proceso de cambio, en una época de gran crisis desde el punto de vista de tomar decisiones, que ha provocado que la contabilidad de costos se quede obsoleta e insuficiente para la generación de la información que se necesita. Este proceso de cambio en el mundo de la empresa se caracteriza por los siguientes rasgos:
a. Globalización e internacionalización de los mercados; creciente incertidumbre y turbulencias del entorno, aumento notable de la competencia, demanda mas exigente y selectiva.
b. Aumento en la línea de productos, utilización de la calidad como estrategia competitiva diferenciadora.

Por todos estos rasgos las empresas requieren que los sistemas contables suministren información para abordar cuestiones nuevas y diversas, generando nuevas técnicas de gestión, entre las que se pueden mencionar: sistema de gestión de los costos basado en actividades, sistemas de fabricación flexible (justo a tiempo), gestión de la calidad total, ampliación de la contabilidad de costos hacia la vertiente estratégica de la empresa, gestión de los costos basados en el ciclo de vida del producto; permitiendo de esta manera dar repuestas a las exigencias informativas actuales.

A pesar de que la contabilidad de costos quedó retrasada con respecto a otros campos de la contabilidad, su desarrollo fue rápido cuando se comprobó que su aplicación generaba beneficios, sin embargo este desarrollo sigue gestándose, debido a la complejidad creciente de los procesos de fabricación y del mundo de los negocios, los cuales requieren que continúen las mejoras de la contabilidad y su adecuación a los cambios en los procesos productivos.

Es así que se presenta la naturaleza de la contabilidad de costos, su necesidad como herramienta administrativa y como instrumento útil de gestión de operaciones de producción en empresas industriales o manufactureras, aunque su campo de acción se ha extendido a todo tipo de organización.

4. Perspectiva de la información contable de costos administrativos en la administración

En su calidad de herramienta de la administración, la información financiera seguirá siendo un medio indispensable para evaluar la efectividad con que la administración logra mantener intacta la inversión de Los accionistas y obtener adicionalmente un rendimiento justo

La información financiera seguirá siendo el mayor apoyo para la toma de decisiones de los negocios; recordemos que a mayor calidad en la información, corresponde mayor probabilidad de éxito en las decisiones. Pero para lograr la calidad en la información, ésta deberá incorporar a su contenido datos que satisfagan las necesidades de los diferentes usuarios. En la actualidad, los parámetros los subsistemas que más interesan a cualquier usuario son liquidez, rentabilidad crecimiento, apalancamiento y productividad.

Importancia en la información financiera es la utilidad concepto esencial para la evaluación de la actuación de los administradores, como veremos en los capítulos IX y X del libro. Recordemos que la mejor definición de la utilidad es la diferencia en términos reales de la riqueza real de los accionistas la mínima que se pide a un administrador es mantener el capital y generar en forma adicional un rendimiento justo.

Fuente:
Msc. Jeyling Alfaro Manzanares. “Administración de Costos” Unidad I-Papel de la Información contable en la Administración de Empresas, recuperado el 09, Febrero, 2014 de:
jalfaroman.files.wordpress.com