CAJA CHICA O CAJA MENOR - Enciclopedia de Tareas

CAJA CHICA O CAJA MENOR


CONCEPTO:
Es un fondo creado en las empresas con la finalidad de poder disponer de una pequeña suma de efectivo a la mano para poder realizar algunos gastos menores. Esta cuanta pertenece al grupo de los activos corrientes.

Para crear un fondo de caja chica o caja menor, se gira un cheque pagadero a “caja menor” por una suma global, que alcance para cubrir gastos pequeños durante un periodo de dos o tres semanas. Este cheque se hace efectivo y el dinero se guarda en una caja fuerte pequeña. Se asigna un empleado para custodiar el fondo.

El encargado de manejar el fondo efectúa todos los pagos con dinero de este fondo y obtiene un recibo o prepara un “comprobante de caja menor” en el cual se explica la naturaleza y el valor de cada gasto. Al final del periodo o cuando el fondo se agota, se gira un cheque pagadero a Caja Menor para reembolsar el fondo por los gastos efectuados durante el periodo. El giro de este cheque se registra debitando las cuentas de gastos apropiadas y acreditando el cheque.

CONTROL INTERNO APLICADO A CAJA CHICA

1. Todo pago de caja menor debe ser autorizado por un funcionario competente.
2. Quien recibe el pago debe firmar el comprobante como recibido conforme.
3. Debe anexarse un documento justificativo a c/u de los comprobantes preparados (facturas u otros), estos comprobantes deberán estar pre-numerados.
4. Al preparar un comprobante y solicitar reposición de los mismos, deben cancelarse con un sello de “pagado” para evitar ser duplicados en el pago.