DESEMBOLSO O EGRESO DE EFECTIVO


CONCEPTO:
Se denomina desembolso a la entrega o erogación de una cantidad de dinero a una segunda persona. Todos los desembolsos que realice una empresa deben ser hechos en cheques, excepto aquellas partidas que deben ser tratadas mediante el sistema de fondo fijo disponible.

Una empresa realiza desembolsos por diferentes razones, tales como:

COSTOS DE PRODUCCIÓN:
Estos incluyen los pagos a proveedores, mano de obra directa y aquellos gastos que inciden de una manera directa en la producción, como son el alquiler de la planta, seguro, energía eléctrica, agua, etc.

COSTOS DE DISTRIBUCIÓN:
Estos incluyen los gastos de ventas y los gastos de administración. Los pagos de dividendos realizados por una compañía, ocurren una vez al año y son dispuestos.

PAGOS DE DIVIDENDO INTERNOS:
Si los resultados de operaciones han sido favorables, los pagos de intereses se realizan cuando los documentos que lo han organizado, se ha vencido y se ha ordenado su pago.

SERVICIOS ESPECIALES:
Los servicios especiales que pueden presentárseles a la empresa son de tipo profesional y no tienen incidencia en las operaciones de la misma.

ACTIVO FIJO:
Los desembolsos que son aplicables al activo fijo se clasifican en:

1. Capitalizables: son aquellos que se hacen para o con la finalidad de hacer adiciones, mejoras de carácter permanente y de una cuantía relativamente importante y que aumentan el valor de la propiedad. Estos deben cargarse a la cuenta de activos o de depreciación acumulada.
2. Los desembolsos aplicables al activo fijo y que representan gastos; son los de una cuantía pequeña y que no benefician otro periodo contable que no sea aquel en que se hizo. Estos se cargan a las operaciones.

PROCEDIMIENTOS APLICADOS A LA SALIDA DE EFECTIVO.

1. Todo los desembolsos de efectivo deben hacerse mediante cheque, excepto los pagos menudo; estos deben hacerse mediante un fondo disponible de caja chica.
2. Los cheques deben estar pre-numerados de imprentas.
3. Los cheques anulados deben archivarse en su orden de numeración lógica y estos a su vez mutilarse de manera que no puedan volver a ser usados.
4. Los desembolsos o pagos deben ser autorizados por ejecutivos competentes.
5. Debe usarse protectores de cheques.
6. No deben firmarse cheques en blancos.
7. Al recibirse cheques cancelados o pagados por el banco, estos deben archivarse de manera adecuada.
8. Todo cheque expedido debe anexarse a su comprobante y a estos debe de ponérsele el sello de pagado.
9. Preferiblemente los cheques deben ser de firmas mancomunadas.
10. No se debe hacer cheques al portador.